Teknologi berubah begitu pantas dalam masa sedekad yang lalu. Perubahan teknologi ini secara langsung mempengaruhi cara pencarian pekerjaan oleh pemburu kerja di luar sana. Sekitar tahun 2003/2004, saya baru sahaja menamatkan pelajaran di The Malay College Kuala Kangsar (MCKK), manakala abang saya, Ameirul Anwar pula baru sahaja menamatkan pengajian Sarjana Muda Kejuruteraan Elektrikal dari Universiti Teknologi Malaysia (UTM). Masih segar di ingatan saya, melihat kegigihan abang saya menghantar beratus permohonan kerja yang diiklankan dalam akhbar tempatan. Beliau perlu menulis dan menghantar surat iringan (cover letter) untuk disertakan dengan CV beliau.
Walau bagaimanapun, perubahan teknologi menyebabkan proses permohonan kerja ini menjadi begitu mudah dengan menggunakan e-mel yang membolehkan pemburu kerja dan bakal majikan berhubung dan berkomunikasi pada kadar kepantasan yang tidak terlintas di fikiran kita sedekad yang lalu. Kini, perkara yang menjadi persoalan ramai pemburu kerja di luar sana ialah apakah adab dan cara yang sesuai untuk digunakan dalam proses permohonan kerja menggunakan e-mel ini? Pada pendapat saya, perkara yang sesuai dilakukan oleh pemburu kerja di pasaran kerja Malaysia ialah anda perlu menghantar surat iringan dan CV dalam format PDF sebagai lampiran dalam e-mel permohonan kerja anda tetapi pada masa yang sama, anda tetap perlu menulis dalam ruangan e-mel tersebut – tulisan yang dikenali sebagai e-mel surat iringan (cover letter email). Juga, jangan lupa untuk tulis subjek yang bersesuaian untuk e-mel permohonan kerja tersebut!
BACA: 5 Adab dan Cara Permohonan Kerja Menggunakan E-mel Surat Iringan
Memburu pekerjaan melibatkan banyak langkah, tetapi apabila anda memohon untuk jawatan tertentu atau berkomunikasi dengan bakal majikan yang berpotensi, penting untuk anda ingat bahawa ia merupakan satu interaksi profesional. Apa yang anda tulis dan bagaimana anda berkomunikasi akan dinilai oleh bakal majikan anda. Untuk surat iringan, pastikan anda menulis menggunakan format surat rasmi, manakala untuk e-mel surat iringan, ia tidak perlu ditulis menggunakan format surat rasmi.
Berikut merupakan beberapa panduan yang berguna untuk anda menulis surat iringan / e-mel surat iringan:
1. Tulis nama penuh penerima jika anda tahu. Anda boleh menggunakan LinkedIn untuk mendapatkan nama penuh penerima e-mel anda. Selain itu, anda juga boleh membuat panggilan telefon kepada organisasi berkenaan untuk bertanyakan nama penuh penerima. Jika anda berjaya melakukan perkara ini, saya pasti anda telah berada satu langkah di hadapan berbanding pemburu kerja yang lain.
2. Beritahu bakal majikan dalam ayat pertama yang anda tulis mengenai tujuan anda menulis e-mel tersebut. Ini termasuk jawatan atau fungsi kerja yang anda berminat untuk memohon.
3. Beritahu bakal majikan bagaimana anda mendapat tahu tentang kekosongan kerjaya di organisasi tersebut, sama ada melalui media arus perdana, media sosial atau individu tertentu.
4. Jika anda menulis e-mel tersebut tanpa mengetahui sama ada organisasi itu mempunyai kekosongan kerjaya atau tidak, anda boleh menyatakan bagaimana anda telah mengikuti perkembangan syarikat tersebut dan merasakan bahawa anda akan menjadi aset tambahan yang bagus untuk organisasi tersebut.
5. Gunakan kata kunci dalam e-mel anda yang sesuai dengan deskripsi kerja dan/atau mencerminkan mesej penjenamaan organisasi tersebut seperti yang dinyatakan di laman web rasmi syarikat tersebut.
6. Beri contoh mengenai bagaimana anda telah menyumbang dan perbezaan yang telah anda lakukan kepada projek dan organisasi sebelumnya. Jika anda merupakan graduan yang baru tamat belajar, nyatakan pengalaman anda semasa melakukan latihan industri. Cuba kaitkan sumbangan dan kebolehan anda sebanyak mungkin untuk kedudukan yang anda pohon atau fungsi kerja yang anda minati.
7. Serlahkan semangat anda. Pastikan setiap perkataan yang digunakan dalam komunikasi e-mel anda menunjukkan anda sangat berminat untuk memohon jawatan kosong di syarikat tersebut.
8. Jangan terlalu santai atau menggunakan singkatan teks dan frasa atau bahasa SMS. Anda perlu ingat, anda memohon pekerjaan, bukannya menulis e-mel kepada rakan anda!
9. Sila semak ejaan dan pastikan penggunaan tatabahasa anda betul. Ulangi proses ini setiap kali anda mahu menghantar permohonan kerja. Satu kesilapan ejaan atau penggunaan tatabahasa yang salah boleh membuatkan bakal majikan menolak permohonan kerja anda. Saya sendiri kerap menghantar surat iringan dan CV saya kepada yang lebih pakar untuk disemak dari segi ejaan dan penggunaan tatabahasa.
Fikirkan surat iringan sebagai surat jualan di mana anda sedang cuba untuk menarik pembeli untuk membeli produk anda dan produk tersebut adalah diri anda sendiri! Jangan lupa untuk menarik dan meyakinkan bakal majikan serta berikan satu sebab yang membuatkan bakal majikan teruja untuk memanggil anda menghadiri sesi temu duga dengan organisasi mereka.